نرم افزار مدیریت جلسات سیس پلن

نرم افزار مدیریت جلسات سیس پلن، راهکاری یکپارچه برای برنامه‌ریزی جلسات، ثبت دستور جلسه، تهیه صورت‌جلسه، مدیریت مصوبات و پیگیری اقدامات سازمانی است. این نرم‌افزار به‌صورت ابری و نصبی ارائه می‌شود و امکان یکپارچه‌سازی با ERP و CRM سیس پلن را دارد.

جلسه‌ها، صورت‌جلسه‌ها و مصوبات سازمان را همیشه در دسترس داشته باشید؛ بدون پوشه‌های کاغذی، فایل‌های پراکنده و جست‌وجوی طولانی میان پیام‌ها و اسناد. در نسخه ابری، کاربران مجاز می‌توانند از هر مکان به اطلاعات جلسات دسترسی داشته باشند و فرایند جلسه را تا اجرای مصوبات دنبال کنند.

مدیریت جلسات سازمانی با نرم افزار سیس پلن

در بسیاری از سازمان‌ها، اطلاعات جلسات در فایل‌ها، پیام‌رسان‌ها یا ابزارهای مختلف ثبت می‌شود. این پراکندگی، دسترسی به سوابق جلسات، پیگیری مصوبات و مشخص‌بودن مسئولیت‌ها را دشوار می‌کند.

نرم افزار مدیریت جلسات سیس پلن، اطلاعات مربوط به جلسات، اعضا، دستور جلسه، تصمیمات، اقدامات و پیوست‌ها را در یک محیط متمرکز نگهداری می‌کند. با استفاده از این سامانه، سازمان می‌تواند فرایند جلسات را منظم‌تر انجام دهد و وضعیت مصوبات را تا مرحله اجرا پیگیری کند.

جلسه‌های شما؛ همیشه همراه و قابل پیگیری

جلسه فقط زمانی ارزشمند است که تصمیم‌های آن فراموش نشوند و به اقدام‌های مشخص تبدیل شوند. با نرم افزار مدیریت جلسات سیس پلن، دستور جلسه، اعضا، صورت‌جلسه، فایل‌ها، مصوبات و وضعیت اقدامات در یک فضای منظم کنار هم قرار می‌گیرند.

دیگر لازم نیست برای پیدا کردن یک صورت‌جلسه، میان پوشه‌ها، فایل‌های شخصی یا پیام‌های پراکنده جست‌وجو کنید. اطلاعات جلسات در سامانه ثبت می‌شود، مصوبات به افراد مسئول مرتبط می‌شوند و مدیران می‌توانند مسیر اجرای تصمیم‌ها را تا پایان مشاهده کنند.

در نسخه ابری، سازمان می‌تواند از هر مکان مجاز به جلسات و سوابق آن‌ها دسترسی داشته باشد. برای جلسات آنلاین نیز امکان مدیریت جلسه، ثبت اطلاعات و پیگیری مصوبات، متناسب با نسخه و تنظیمات سازمان، در دسترس خواهد بود.

مدیریت جلسات قبل، حین و بعد از جلسه

قبل از جلسه؛ هماهنگی بدون رفت‌وبرگشت‌های اضافی

• ثبت عنوان، زمان، مکان و نوع جلسه

• تعیین رئیس جلسه، دبیر جلسه و شرکت‌کنندگان

• ثبت و ارسال دستور جلسه

• اشتراک فایل‌ها و مستندات پیش از جلسه

• ارسال دعوت‌نامه و یادآوری، بر اساس امکانات فعال‌شده

• بررسی موضوعات مرتبط و مصوبات قبلی

حین جلسه؛ ثبت تصمیم‌ها در همان لحظه

• ثبت حاضرین و غایبین

• مشاهده دستور جلسه

• ثبت موضوعات مطرح‌شده و نکات مهم

• ثبت تصمیم‌ها و مصوبات

• تعیین مسئول، مهلت و اولویت هر اقدام

• مدیریت جلسه حضوری یا آنلاین، متناسب با نسخه و اتصال‌های فعال

بعد از جلسه؛ تبدیل تصمیم به نتیجه

• تولید و آرشیو صورت‌جلسه

• تبدیل مصوبات به اقدام یا وظیفه، در صورت فعال‌بودن یکپارچه‌سازی مربوط

• ارسال اعلان و یادآوری برای اقدامات

• پیگیری وضعیت اقدامات تا زمان تکمیل

• گزارش‌گیری از مصوبات انجام‌شده، در حال انجام و عقب‌افتاده

• ثبت موضوعات نیازمند پیگیری در جلسه بعد

امکانات نرم افزار مدیریت جلسات سیس پلن

ایجاد و برنامه‌ریزی جلسه

• ثبت جلسه و تعیین عنوان

• تعیین تاریخ، ساعت و محل برگزاری

• انتخاب اعضای جلسه

• ثبت توضیحات اولیه و موضوع جلسه

• ارسال اطلاع‌رسانی برای اعضا

مدیریت دستور جلسه

• ثبت موضوعات مورد بررسی

• تنظیم دستور جلسه پیش از برگزاری

• مشخص‌کردن اولویت موضوعات

• دسترسی اعضا به اطلاعات دستور جلسه

• نگهداری دستور جلسه در سوابق سازمان

ثبت صورت‌جلسه

• ثبت محتوای صورت‌جلسه

• ثبت تصمیمات و نتایج جلسه

• اضافه‌کردن فایل و مستندات مرتبط

• نگهداری سوابق جلسه برای مراجعات بعدی

• کنترل دسترسی کاربران به صورت‌جلسه‌ها

مدیریت مصوبات و اقدامات

• ثبت مصوبات جلسه

• تعیین مسئول انجام هر اقدام

• تعیین مهلت انجام

• ثبت و پیگیری وضعیت اقدام

• شناسایی اقدامات باز و عقب‌افتاده

• مشاهده سوابق تغییر وضعیت مصوبات

گزارش‌گیری و داشبورد مدیریتی

• مشاهده فهرست جلسات

• بررسی مصوبات باز

• پیگیری اقدامات بر اساس مسئول یا واحد

• مشاهده اقدامات بر اساس مهلت انجام

• بررسی وضعیت جلسات و مصوبات

• دسترسی مدیران به اطلاعات موردنیاز

آرشیو، جست‌وجو و دسترسی

• آرشیو سوابق جلسات

• جست‌وجو در اطلاعات جلسات و مصوبات

• دسترسی به تصمیمات گذشته

• مشاهده فایل‌ها و پیوست‌های هر جلسه

• تعریف کاربران و تعیین نقش و سطح دسترسی

هوش مصنوعی در نرم افزار مدیریت جلسات سیس پلن

هوش مصنوعی در نرم افزار مدیریت جلسات سیس پلن، اطلاعات جلسات را از حالت ثبت ساده خارج می‌کند و به تحلیل قابل استفاده برای مدیران و تیم‌ها تبدیل می‌کند. قابلیت‌های هوش مصنوعی بر اساس نسخه نرم‌افزار، داده‌های موجود، سطح دسترسی و تنظیمات سازمان فعال می‌شوند.

تحلیل پیش از جلسه

• بررسی دستور جلسه و موضوعات پیشنهادی

• شناسایی موضوعات مرتبط در جلسات قبلی

• نمایش مصوبات قبلی مرتبط با موضوع جلسه

• شناسایی اقدامات انجام‌نشده مرتبط

• پیشنهاد موضوعات قابل بررسی بر اساس سوابق ثبت‌شده

تحلیل محتوای جلسه

• تولید خلاصه مدیریتی از اطلاعات در دسترس جلسه

• شناسایی موضوعات اصلی مطرح‌شده

• تفکیک تصمیمات قطعی و موضوعات حل‌نشده

• استخراج مصوبات و اقدامات پیشنهادی

• شناسایی مسئول یا واحد مرتبط، در صورت وجود اطلاعات کافی

• شناسایی مهلت‌های زمانی ثبت‌شده

• دسته‌بندی ریسک‌ها، موانع و پرسش‌های بی‌پاسخ

تولید و کنترل صورت‌جلسه

• تولید پیش‌نویس صورت‌جلسه از اطلاعات ثبت‌شده

• استخراج فهرست مصوبات و اقدامات

• بررسی مشخص‌بودن مسئول و مهلت هر اقدام

• شناسایی مصوبات کلی، مبهم یا دشوار برای پیگیری

• بررسی مغایرت احتمالی میان اطلاعات جلسه و صورت‌جلسه

تحلیل روند مصوبات و تصمیمات

• شناسایی موضوعات تکرارشونده در جلسات

• شناسایی مصوبات اجرا‌نشده یا دارای تأخیر

• تحلیل اقدامات بر اساس مسئول، واحد، اولویت یا مهلت

• شناسایی گلوگاه‌های احتمالی در اجرای تصمیمات

• پیشنهاد موضوعات نیازمند پیگیری در جلسه بعد

گفت‌وگوی هوشمند با سوابق جلسات

کاربران مجاز می‌توانند درباره سوابق جلسات، مصوبات و اقدامات ثبت‌شده سؤال بپرسند و پاسخ‌های مرتبط را بر اساس اطلاعات موجود در سامانه دریافت کنند. پاسخ‌های هوش مصنوعی باید تا حد امکان به جلسه، تاریخ، مصوبه یا بخش مربوط ارجاع داده شوند.

نکته: خروجی‌های هوش مصنوعی به‌صورت پیشنهاد یا پیش‌نویس ارائه می‌شوند و پیش از ثبت نهایی مصوبه، ایجاد اقدام یا اعمال تغییر در اطلاعات سازمان، باید توسط کاربر مجاز بررسی و تأیید شوند.

مدیریت مصوبات؛ از تصمیم تا اجرا

یکی از مهم‌ترین بخش‌های مدیریت جلسات، پیگیری تصمیمات پس از پایان جلسه است. در نرم افزار مدیریت جلسات سیس پلن، هر مصوبه می‌تواند به مسئول، مهلت انجام، اولویت و وضعیت مشخص اختصاص داده شود.

این ساختار به سازمان کمک می‌کند اقدامات باز را شناسایی کند، مسئول هر اقدام را مشخص نگه دارد، موارد عقب‌افتاده را بررسی کند و گزارش دقیق‌تری از نتیجه جلسات در اختیار مدیران قرار دهد.

یکپارچگی با ERP و CRM سیس پلن

نرم افزار مدیریت جلسات سیس پلن می‌تواند با سایر بخش‌های سیس پلن، از جمله ERP و CRM، یکپارچه شود. این یکپارچگی به سازمان کمک می‌کند اطلاعات مرتبط میان بخش‌های مختلف منسجم‌تر جریان داشته باشد و نیاز به ورود دوباره اطلاعات کاهش پیدا کند.

• کاهش ورود اطلاعات تکراری

• کاهش خطاهای ناشی از ثبت دستی

• دسترسی متمرکزتر به اطلاعات سازمان

• ارتباط میان جلسات، مشتریان، پروژه‌ها و فعالیت‌های سازمان

• ایجاد دید مدیریتی یکپارچه‌تر

هرگونه ایجاد یا تغییر اطلاعات در سامانه‌های دیگر، بر اساس سطح دسترسی و فرایند تأیید سازمان انجام می‌شود.

جلسات آنلاین و دسترسی از هر مکان

جلسات سازمانی همیشه در اتاق جلسه و پشت میز برگزار نمی‌شوند. با استفاده از نسخه ابری و امکانات ارتباطی فعال‌شده، اعضای مجاز می‌توانند اطلاعات جلسه را از محل کار، خانه یا هنگام مأموریت مشاهده و مدیریت کنند.

در صورت فعال‌بودن قابلیت جلسه آنلاین یا اتصال به ابزار مربوط، اعضای دعوت‌شده می‌توانند جلسه را به‌صورت مجازی برگزار کنند و هم‌زمان دستور جلسه، صورت‌جلسه و مصوبات را در سامانه مدیریت کنند. نتیجه جلسه نیز در همان محیط ثبت می‌شود تا اطلاعات در پیام‌رسان‌ها یا فایل‌های جداگانه پراکنده نشود.

• دسترسی به جلسات و سوابق از طریق بستر آنلاین

• مشاهده دستور جلسه و مستندات برای اعضای مجاز

• ثبت صورت‌جلسه و مصوبات در حین یا پس از جلسه

• پیگیری اقدامات بدون وابستگی به کاغذ و فایل‌های پراکنده

• امکان استفاده برای تیم‌های دورکار و سازمان‌های چندمکانه

نسخه ابری و نصبی نرم افزار مدیریت جلسات

نسخه ابری

در نسخه ابری، نرم‌افزار از طریق بستر آنلاین در اختیار سازمان قرار می‌گیرد و کاربران بر اساس سطح دسترسی خود به سامانه دسترسی دارند. این روش می‌تواند برای مجموعه‌هایی مناسب باشد که به راه‌اندازی سریع و دسترسی آنلاین نیاز دارند.

نسخه نصبی

در نسخه نصبی، نرم‌افزار روی سرور یا زیرساخت داخلی سازمان نصب و راه‌اندازی می‌شود. این روش می‌تواند برای سازمان‌هایی مناسب باشد که ترجیح می‌دهند سامانه روی زیرساخت داخلی آن‌ها مستقر باشد یا الزامات خاصی برای نگهداری اطلاعات و نرم‌افزار داشته باشند.

نرم افزار مدیریت جلسات سیس پلن مناسب چه سازمان‌هایی است؟

این نرم‌افزار برای مجموعه‌هایی با اندازه‌های مختلف قابل ارائه است؛ از کسب‌وکارهای یک یا دونفره تا شرکت‌ها و سازمان‌های بزرگ و چندواحدی. دسترسی ابری و امکان مدیریت جلسات آنلاین، آن را برای تیم‌های دورکار، شرکت‌های چندمکانه و سازمان‌هایی با اعضای پراکنده نیز کاربردی می‌کند.

• کسب‌وکارهای کوچک

• شرکت‌های متوسط

• سازمان‌های بزرگ و چندواحدی

• شرکت‌های پروژه‌محور

• هلدینگ‌ها و مجموعه‌های چندشرکته

• تیم‌های دورکار و شرکت‌های چندمکانه

• شرکت‌هایی با جلسات مدیریتی متعدد

• سازمان‌هایی که نیاز به پیگیری مستمر مصوبات دارند

• مجموعه‌هایی که از ERP یا CRM سیس پلن استفاده می‌کنند

مزایای استفاده از نرم افزار مدیریت جلسات

• متمرکزشدن اطلاعات جلسات

• کاهش پراکندگی اطلاعات

• دسترسی سریع به سوابق جلسات

• مشخص‌شدن مسئول هر اقدام

• امکان پیگیری مصوبات تا مرحله انجام

• کاهش فراموشی اقدامات

• ایجاد نظم در فرایند برگزاری جلسات

• امکان استفاده ابری یا نصبی

• قابلیت یکپارچه‌سازی با ERP و CRM سیس پلن

مدل ارائه و قیمت نرم افزار مدیریت جلسات

نرم افزار مدیریت جلسات سیس پلن به‌صورت اشتراک سالیانه ارائه می‌شود و قیمت آن بر اساس تعداد کاربران تعیین خواهد شد. قیمت نهایی می‌تواند با توجه به نوع استقرار، امکانات فعال‌شده، نیازهای اختصاصی سازمان، خدمات راه‌اندازی، آموزش و سطح پشتیبانی مشخص شود.

برای اطلاع از قیمت اشتراک سالیانه و انتخاب پلن متناسب با نیاز سازمان، با کارشناسان آیتی‌کالا تماس بگیرید.

سؤالات متداول

نرم افزار مدیریت جلسات سیس پلن چیست؟

نرم افزار مدیریت جلسات سیس پلن سامانه‌ای برای برنامه‌ریزی جلسات، ثبت صورت‌جلسه، مدیریت مصوبات و پیگیری اقدامات سازمانی است.

نرم افزار به‌صورت ابری ارائه می‌شود یا نصبی؟

هر دو روش ارائه امکان‌پذیر است. سازمان‌ها می‌توانند از نسخه ابری استفاده کنند یا نرم‌افزار را روی سرور و زیرساخت داخلی خود نصب کنند.

قیمت نرم افزار بر چه اساسی تعیین می‌شود؟

قیمت به‌صورت اشتراک سالیانه و بر اساس تعداد کاربران، نوع استقرار و خدمات موردنیاز سازمان تعیین می‌شود.

آیا امکان اتصال نرم افزار به ERP و CRM سیس پلن وجود دارد؟

بله، نرم افزار مدیریت جلسات سیس پلن قابلیت یکپارچه‌سازی با ERP و CRM سیس پلن را دارد تا نیاز به ورود دوباره اطلاعات کاهش پیدا کند.

آیا این نرم افزار برای شرکت‌های کوچک هم مناسب است؟

بله، نرم‌افزار برای سازمان‌هایی با اندازه‌های مختلف قابل ارائه است و می‌تواند برای کسب‌وکارهای یک یا دونفره تا سازمان‌های بزرگ استفاده شود.

هوش مصنوعی در این نرم افزار چه کاربردی دارد؟

هوش مصنوعی می‌تواند با توجه به نسخه و امکانات فعال‌شده، در تحلیل دستور جلسه، خلاصه‌سازی اطلاعات، استخراج مصوبات و اقدامات، بررسی سوابق و شناسایی موضوعات نیازمند پیگیری به کاربران کمک کند.

آیا خروجی هوش مصنوعی بدون بررسی کاربر ثبت می‌شود؟

خروجی‌های هوش مصنوعی به‌صورت پیشنهاد یا پیش‌نویس ارائه می‌شوند و پیش از ثبت نهایی یا اعمال تغییر در اطلاعات سازمان، باید توسط کاربر مجاز بررسی و تأیید شوند.

آیا امکان دریافت دموی نرم افزار وجود دارد؟

برای دریافت مشاوره، بررسی نسخه مناسب سازمان و درخواست دموی نرم افزار مدیریت جلسات سیس پلن با کارشناسان آیتی‌کالا تماس بگیرید.

آیا می‌توان جلسات را از هر مکان مدیریت کرد؟

در نسخه ابری، کاربران مجاز می‌توانند از هر مکان دارای دسترسی به سامانه، جلسات، صورت‌جلسه‌ها و مصوبات را مشاهده و مدیریت کنند.

آیا امکان برگزاری جلسه آنلاین وجود دارد؟

امکان مدیریت جلسات آنلاین، متناسب با نسخه نرم‌افزار و اتصال‌های فعال سازمان، قابل ارائه است. اطلاعات جلسه، صورت‌جلسه و مصوبات نیز در همان محیط قابل ثبت و پیگیری هستند.

آیا نرم افزار به حذف کاغذبازی جلسات کمک می‌کند؟

بله. با ثبت دیجیتال دستور جلسه، صورت‌جلسه، فایل‌ها، مصوبات و اقدامات، نیاز به نگهداری و جست‌وجوی کاغذها و فایل‌های پراکنده کاهش پیدا می‌کند.

درخواست مشاوره و دموی نرم افزار

برای دریافت مشاوره، اطلاع از قیمت اشتراک سالیانه و بررسی نسخه مناسب سازمان خود، با کارشناسان آیتی‌کالا تماس بگیرید.

نرم افزار مدیریت جلسات سیس پلن؛ از برنامه‌ریزی جلسه تا پیگیری مصوبات.